(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の区分)

第4条　文書の区分は、別表第2で定めるとおりとする。

(理事の職務)

第5条　理事は、久留米広域市町村圏事務組合における文書及び電磁的記録の管理を総括し、必要に応じて文書及び電磁的記録の管理に関する事務(以下「文書事務等」という。)の処理状況に関する調査を行い、その結果に基づき主管課長等に対し、必要な措置を求めることができる。

(課長等の職務)

第6条　保管単位の長(以下「課長等」という。)は、当該保管単位における文書事務等が適正かつ円滑に処理されるように、職員を指導監督しなければならない。

(文書主任及びファイル責任者)

第7条　保管単位における文書事務等を適正かつ円滑に行うため、保管単位ごとに文書主任及びファイル責任者を置く。

(文書管理システムへの登録)

第8条　文書を収受し、又は起案したときは、その文書の番号及び件名並びに所在を明らかにするため、次に掲げる文書を除き、速やかに文書管理システム(パーソナルコンピューター等を用いて入力し、電磁的に記録することができるものとして理事が指定したものをいう。)以下同じ。)に登録しなければならない。

第9条　削除

(文書の番号及び記号)

第10条　文書の番号は、次の表に掲げる区分によって、それぞれ追番号をもって記入しなければならない。ただし、往復文書は同一番号を用いる。

(保管単位の統合)

第11条　理事は、文書の保管管理上必要と認めるときは2以上の保管単位を統合し、それらの保管単位の文書を一体的に保管管理させることができる。

(文書の収受)

第12条　主管課等は、到着した文書を次の方法により速やかに処理しなければならない。

(起案)

第13条　文書の起案は、起案用紙(第3号様式)を使用し、原則として1事案について1起案とし、次に定めるところにより作成しなければならない。

(回議)

第14条　起案文書は、起案者又は内容を説明できる者が回議しなければならない。

(決裁)

第15条　起案文書は、久留米広域市町村圏事務組合事務専決規程(平成21年久留米広域市町村圏事務組合規程第2号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。

(合議)

第16条　2以上の課等に関係する事案に関する文書は、最も関係のある課等で起案し、他の課等の意見を特に求める必要があるものは、当該課等に合議しなければならない。

(後閲)

第16条の2　起案文書の回議又は合議を受けることとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、当該不在である者について起案文書に後閲の旨を表示し、決裁すべき者の決裁を受けることができる。

(文書の審査)

第17条　議案、条例、規則及び規程並びに重要な告示、公告、庁達、指令、契約書その他の文書は、理事の審査を受けなければならない。

(起案文書の廃棄)

第18条　起案文書が決裁に至る中途で廃案となったときは、起案者又はその上司は、関係職員にその旨を連絡しなければならない。

(文書の浄書)

第19条　決裁が終わった文書で発送を必要とするものは、速やかに主管課等において浄書照合しなければならない。

(公印の使用)

第20条　浄書した文書には、久留米広域市町村圏事務組合公印規則(平成21年久留米広域市町村圏事務組合規則第4号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。この場合において、行政処分に関する文書その他重要な文書であるときは、決裁文書と契字印(第6号様式)で割印しなければならない。

(文書の記名)

第21条　発送する文書は、組合長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。ただし、庁内に発信する文書及び軽易な往復文書は、主管課長等の職名をもってすることができる。

(文書の整理)

第22条　文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管するとともに、紛失、盗難等を防止しなければならない。

(文書の管理等)

第23条　文書のうち組織において業務上必要なものについては、分類、保存期間その他の取扱基準を定めたファイル基準表(第7号様式)により管理するものとする。

(完結文書の区分)

第24条　完結文書は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに整理し、保管しなければならない。ただし、会計年度ごとに整理することが適当でないものは、暦年ごとにすることができる。

(ファイル基準表の作成)

第25条　保管単位においては、文書の保管を適切に行うため、ファイル基準表(第7号様式)を年度当初に作成しなければならない。

(ファイル基準表の審査)

第26条　理事は、前条第3項の規定によりファイル基準表の写し(年度の途中において修正したものを含む。以下この条において同じ。)の提出を受けたときは、当該ファイル基準表を審査し、必要があると認めるときは、技術上の指導を行うものとする。

(保管用具)

第27条　文書の整理及び保管には、原則として、フォルダー及びファイリングキャビネットを用いるものとする。

(未処理文書の整理)

第28条　文書上の事務処理が完結していない文書(以下「未処理文書」という。)は、事務室内の一定の場所で未処理フォルダーに入れて整理保管しておくものとする。ただし、未処理フォルダーに入れて整理することが適当でない未処理文書は、他の適当な方法で整理することができる。

(完結文書の整理)

第29条　ファイル責任者は、文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)をフォルダーに収納し、ファイリングキャビネットで整理保管しなければならない。

(保管期間)

第30条　保管単位の事務室内において完結文書を保管できる期間は、完結した年度の翌年度までとする。

(文書の保存期間)

第31条　文書の保存期間の種別は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の起算日)

第32条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、公示令達文は、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(完結文書の置き換え)

第33条　課長等は、保管期間の終了した完結文書(以下「保存文書」という。)を毎会計年度の当初に所定の書庫へ置き換えなければならない。

(保管文書の利用)

第34条　保管単位の職員が保管単位で保管している文書(以下「保管文書」という。)を利用するときは、当該文書が収納されているフォルダーごと持ち出すものとし、持ち出したフォルダーは退庁時までに元の位置に戻しておくものとする。フォルダー以外の形態で保管している文書についても、同様とする。

(保存文書の利用)

第35条　職員が保存文書を利用するときは、課長等の指示に従い利用記録簿(第11号様式)に必要事項を記載のうえ行うものとする。

(文書の私的利用等の禁止等)

第36条　職員は、文書を私的に利用してはならない。

(文書の廃棄)

第37条　保存期間を経過した文書は、課長等の指示に従い速やかに廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第38条　保存期間を経過した文書で、引き続き保存する必要があると認めるものは課長等と協議の上、必要な期間延長して保存することができる。この場合においては、文書保存箱カードに延長する期間を記載するものとする。

(廃棄の方法)

第39条　廃棄する文書で他に流用のおそれがあるもの又は機密に属するものは、裁断又は焼却等の方法で処分しなければならない。

(歴史的価値のある文書の保存)

第40条　課長等は、第37条の規定により廃棄しようとする文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについては、これを選別し、別に保存するものとする。

(電磁的記録の管理)

第41条　電磁的記録のうち組織において業務上必要なものについては、記録媒体の種別、保存期間その他の取扱基準を定めた電磁的記録管理簿(第12号様式)により管理するものとする。

(電磁的記録管理簿の作成等)

第42条　保管単位においては、電磁的記録の管理を適切に行うため、電磁的記録管理簿を年度当初に作成しなければならない。

(規定の準用)

第43条　第26条、第31条、第32条及び第36条から第40条までの規定は、電磁的記録について準用する。この場合において「ファイル基準表」及び「文書保存箱カード」とあるのは「電磁的記録管理簿」と、「文書」とあるのは「電磁的記録」と読み替えるものとする。

(通信回線を利用して到着した電磁的記録の取扱い)

第44条　通信回線を利用して到着した電磁的記録のうち課長等が職務上必要と認めるものについては、当該電磁的記録を受信した課等において速やかに出力し、紙に記録しなければならない。

(文書取扱いの特例)

第45条　課長等は、文書取扱いに関し、この規程の定めるところにより難いときは、理事の承認を得て特別の取扱いをすることができる。

(補則)

第46条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、理事が別に定める。